Кінець епохи “спрощенки”: дорожня карта переходу ФОП на загальну систему та ПДВ без шоку

Український малий та середній бізнес (МСБ) входить у період наймасштабнішої трансформації за останні десятиліття. Звична спрощена система оподаткування, яка роками слугувала “податковим щитом” для підприємців, поступово втрачає свою актуальність. Національна стратегія доходів до 2030 року, розроблена урядом спільно з міжнародними партнерами, чітко вказує на курс євроінтеграції фіскального поля.

Для власників ФОП це означає неминучу зустріч із реальністю “великого” обліку: перехід на Загальну систему оподаткування (ЗСО) та отримання статусу платника ПДВ. Це не просто зміна цифр у декларації – це зміна ДНК вашого бізнесу.

Як підготувати IT-інфраструктуру до нових викликів? Як уникнути втрати клієнтської бази та аналітики при зміні правил обліку? І чому саме екосистема BAS є найкращим інструментом для безболісної адаптації? Розглянемо покроково.

Частина 1. Незворотність реформи: чому “як раніше” вже не вийде?

Держава ставить за мету ліквідувати “сірі” схеми та унеможливити дроблення великого бізнесу через мережі ФОП. Вимоги до прозорості стають жорсткішими.

Основні сценарії змін, до яких слід готуватися:

1. Диференціація ставок (“Польська модель”). Універсальна ставка 5% для 3-ї групи, ймовірно, зникне. Натомість з’явиться градація: торгівля – мінімальна ставка, послуги – максимальна. Це змусить переглянути маржинальність.
2. Реформа груп ФОП. Об’єднання 2-ї та 3-ї груп означає обов’язковий товарний облік для всіх. “Зошитовий” метод ведення бізнесу остаточно відходить у минуле.
3. Примусова ЗСО. Продавці електроніки, підакцизних товарів або ті, хто перевищить нові (ймовірно знижені) ліміти обороту, будуть автоматично переведені на загальну систему.
4. Фактор ПДВ. На загальній системі поріг реєстрації платником ПДВ – 1 млн грн доходу за рік. Для живого бізнесу це мізерна сума, яка долається за кілька місяців.

Висновок: облік стає фундаментом безпеки. Без надійної ERP-системи керувати ризиками неможливо.

Частина 2. ПДВ та Загальна система: зміна операційної логіки

Перехід на загальну систему – це стрибок складності. Це перехід від обліку “по грошах” до обліку “по зобов’язаннях”.

Ключові відмінності для підприємця:

• Правило “першої події”. На спрощеній системі дохід фіксувався при надходженні коштів. З ПДВ працює правило першої події: податкові зобов’язання виникають або при відвантаженні, або при оплаті. Система має фіксувати хронологію миттєво.
• Управління прибутком. Податок 18% платиться з чистого результату (Доходи мінус Витрати). Кожна втрачена накладна від постачальника – це ваші прямі збитки через завищення податкової бази.
• Адміністрування ПДВ. Постійний контроль балансу між податковим зобов’язанням (ваш борг) та податковим кредитом (борг держави вам).
• Дисципліна. Жорсткі дедлайни реєстрації податкових накладних в ЄРПН. Прострочення – це величезні штрафи.

Вручну керувати цими процесами – це шлях до помилок і касових розривів.

Частина 3. Головна помилка: міф про “чистий аркуш”

Коли постає питання зміни податкового режиму, часто виникає спокуса: “Давайте закриємо стару базу 31 грудня, а з 1 січня почнемо з нуля”. Це небезпечна ілюзія.

Чому розрив бази даних – це стратегічна поразка?

1. Втрата історичної пам’яті. Ви не зможете побудувати звіт “Продажі рік до року”. Ви втрачаєте розуміння сезонності та динаміки росту.
2. Знищення CRM. Менеджери втрачають історію взаємодії з клієнтом: що купував, як часто, які мав знижки. Це вбиває лояльність.
3. Пекло міграції. Ручне перенесення складських залишків (тисячі SKU) та боргів контрагентів – це гарантовані розбіжності в балансі.
4. Кадровий тупик. Для розрахунку відпускних та лікарняних потрібна історія зарплати за 12 місяців. У новій базі цих даних немає.

Частина 4. BAS: технологія безшовної еволюції

Архітектура сучасних систем BAS (BAS Бухгалтерія, BAS УТ, BAS КУП) дозволяє змінювати облікову політику в часі, зберігаючи цілісність даних.

Ключовий інструмент – регістр “Облікова політика організації”.

Як це працює технічно?

Ви створюєте новий запис в налаштуваннях, який активується з конкретної дати (наприклад, 01.01.2025).

• До дати Х: Система працює за спрощеними алгоритмами (Єдиний податок).
• Після дати Х: Автоматично вмикаються механізми Загальної системи (ПДВ, податок на прибуток).

Переваги єдиної бази:

• Наскрізна аналітика. Всі дані за всі роки доступні в одному звіті.
• Коректні перехідні операції. Програма автоматично обробляє складні випадки (наприклад, аванс на спрощеній системі, відвантаження на загальній) без задвоєння податків.
• Автоматизація рутини. З моменту переходу з’являються інструменти для роботи з податковими накладними.
• Гнучкість. Ви можете масово змінити ставку ПДВ у номенклатурі (на 20%) саме з потрібної дати.

Частина 5. Фактор партнера: чому вам потрібен Evsesvit?

Програмне забезпечення – це лише інструмент. Щоб він працював коректно, потрібне професійне налаштування. Податкова реформа – це стрес-тест для ваших процесів.

Компанія Evsesvit пропонує не просто ліцензії, а технологію безпечного переходу.

Що включає послуга інтегратора?

1. Аудит даних. Перевірка бази перед переходом. Виправлення дублів, закриття старих боргів.
2. Налаштування договорів. Для ПДВ критично важливо, як ведеться облік розрахунків (по договору / по замовленню).
3. Інтеграція (“M.E.Doc” / “FREDO”). Налаштування шлюзу для автоматичної реєстрації накладних. Документи мають “літати” в податкову без ручного втручання.
4. Навчання персоналу. Співробітники мають розуміти нові вимоги: обов’язковість кодів УКТЗЕД, перевірка статусу контрагента.
5. Адаптація. Якщо ваш бізнес має специфіку (ЗЕД, виробництво), програмісти адаптують систему під ваші потреби.

Частина 6. Дорожня карта: стратегія випередження

Чекати офіційного прийняття закону – це ризик. Коли це станеться, попит на послуги фахівців BAS буде піковим.

План дій для власника бізнесу:

1. Цифровізація негайно. Якщо ви ще не в BAS – переходьте зараз. Налаштуйте облік на простій системі, щоб потім лише змінити параметри.
2. Ревізія номенклатури. Код УКТЗЕД – обов’язковий реквізит для платників ПДВ. Перевірте його наявність у всіх товарах.
3. Інвентаризація. Ви повинні увійти в новий період з ідеальними залишками.
4. Фінансове моделювання. Прорахуйте, як ПДВ вплине на вашу рентабельність.
5. Зверніться до профі. Замовте консультацію в Evsesvit. Зробіть тестовий перехід на копії бази, щоб побачити “вузькі місця”.

Висновок

Зміни податкової системи – це не вирок, а етап зростання. Перехід на загальну систему з ПДВ робить ваш бізнес системним, прозорим та готовим до масштабування.

Обираючи шлях збереження єдиної бази даних в BAS та підтримку професіоналів з Evsesvit, ви зможете пройти цей шлях без втрат, зберігши контроль над ситуацією та найцінніший актив – інформацію.