Как правильно составить объяснительную записку и когда она необходима
Опоздание на работу или пропуск занятий может привести к необходимости написать объяснительную записку. Многие воспринимают её как нечто серьёзное, но на самом деле это возможность объяснить свои действия и дать свои пояснения. Подобающим образом оформленный документ помогает зафиксировать причину инцидента и снижает риск негативных последствий.
Зачем нужна объяснительная записка
Объяснительная записка представляет собой краткий деловой текст, который объясняет причину определённого действия, проступка или ситуации. По сути, это способ документирования обстоятельств происшествия.
Часто такая записка необходима в следующих ситуациях:
- на рабочем месте — если сотрудник опоздал, отсутствовал без уважительной причины, нарушил правила или оказался в конфликтной ситуации;
- в школе или учебных заведениях — когда ученик или студент пропустил занятия без объяснительных документов;
- в других учреждениях — для подтверждения различных обстоятельств.
Согласно Трудовому кодексу Казахстана, перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение. Это позволяет работнику изложить свою точку зрения, а работодателю — оценить ситуацию и степень ответственности перед вынесением решения.
Процедура и сроки оформления
По законодательству, запрос на предоставление объяснительной обязан быть представлен в письменном виде. Его можно вручить лично, отправить через курьера или почтовой службой, по факсу, электронной почтой или другими средствами связи. Важно удостовериться, что получение документа зафиксировано.
Получив запрос, сотрудник имеет два рабочих дня для подготовки объяснительной записки. Её можно либо написать от руки, либо распечатать. Хотя строгих требований к оформлению нет, текст должен быть чётко изложен и по существу.
Если объяснительная не представлена в срок, работодатель может составить акт об отказе или просрочке. В таком случае решения по дисциплинарным мерам принимаются без учёта позиции сотрудника, что может негативно сказаться на его ситуации.
Как правильно оформить документ
Несмотря на отсутствие чёткого шаблона, объяснительная записка обычно состоит из нескольких обязательных частей:
- Шапка. В правом верхнем углу указывается, кому направляется документ (должность и ФИО руководителя) и от кого (ФИО и должность сотрудника или ученика).
- Название. В центре листа под шапкой пишется слово “Объяснительная”.
- Основной текст. Описание события, что произошло, когда и почему. Важно честно представить ситуацию. Если есть подтверждающие документы, например, медицинская справка, на них стоит сослаться.
- Заключение. Уместно признать ошибку и пообещать избегать подобных ситуаций в будущем. В конце — дата и подпись.
Объяснительная должна быть написана в деловом и уважительном тоне. Излишние оправдания или эмоциональность могут отрицательно сказаться на восприятии записки руководством.
Как поступить при отказе от написания объяснительной
Иногда сотрудники отказываются писать объяснительную, опасаясь признания вины. Однако портал learnline.kz пишет, что по законодательству отказ не освобождает от последствий. Если документ не был представлен, работодатель или руководство может составить акт об отказе, который подписывается несколькими свидетелями.
Если объяснительная не предоставлена, решение о дисциплинарных мерах принимается без учёта мнения сотрудника. Это значит, что смягчающие обстоятельства не будут рассмотрены. Юристы советуют предоставлять объяснительную, так как это демонстрирует готовность к сотрудничеству и может снизить риск строгих санкций.
Объяснительная записка служит инструментом официального взаимодействия между человеком и организацией, фиксируя обстоятельства и предоставляя возможность учесть позицию работника или студента перед принятием решений. Краткость, честность и уважительный тон помогают смягчить последствия нарушения и сохранить деловые отношения.
